La gestión del talento humano es uno de los pilares más estratégicos para el crecimiento sostenible de cualquier empresa. En un contexto donde el 83% de los líderes de RR.HH. en América Latina consideran que la digitalización es clave para mejorar la productividad y retener el talento (Deloitte, Human Capital Trends 2024), contar con herramientas tecnológicas se ha vuelto esencial.
Además, según un estudio de PwC (2023 HR Tech Survey), las organizaciones que implementan soluciones digitales de RR.HH. pueden reducir en un 45% el tiempo dedicado a tareas administrativas y aumentar hasta en un 32% la eficiencia en la toma de decisiones estratégicas relacionadas con el talento.
En Perú, esta necesidad es aún más relevante, considerando los desafíos normativos y operativos que enfrentan las áreas de RR.HH. en sectores como retail, construcción y manufactura. Frente a este escenario, el software de gestión de RR.HH. Se posiciona como una herramienta indispensable para optimizar procesos, reducir errores, tomar mejores decisiones y potenciar el talento interno.
En este contexto, Ofisis RR.HH, parte del Grupo Softland, destaca en el mercado peruano como un aliado estratégico que impulsa una gestión moderna, integral y centrada en las personas.
¿Qué es un software de gestión de RR.HH.?
Un software de gestión de RR.HH. es una plataforma integral diseñada para centralizar y automatizar las diversas funciones relacionadas con la administración del personal en una organización. Estas funciones incluyen desde la gestión de nóminas y reclutamiento hasta el seguimiento del desempeño y la formación de los empleados.
Funciones principales
Un software de gestión de RR.HH. no solo automatiza procesos, también transforma la forma en que las empresas gestionan el ciclo de vida del colaborador. Desde el ingreso hasta su desarrollo y salida, estas plataformas permiten una visión integral del talento, mejorando la eficiencia operativa y la experiencia del empleado. A continuación, se detallan las principales funciones que ofrece un software de gestión de RR.HH.:
- Registro y gestión de datos de empleados: Centraliza toda la información personal, laboral y contractual del colaborador en un solo lugar, facilitando su actualización, acceso seguro y cumplimiento normativo.
- Automatización de nóminas: Calcula automáticamente los sueldos, beneficios, descuentos y tributos, de acuerdo con la normativa laboral peruana, generando archivos listos para SUNAT, AFPNet, bancos y sistemas contables.
- Control de asistencia y vacaciones: Registra las horas trabajadas, permisos, descansos y vacaciones con sistemas integrados (biometría, marcación digital), permitiendo mayor control y trazabilidad.
- Procesos de reclutamiento y onboarding: Gestiona todo el proceso de atracción de talento: desde la publicación de vacantes, evaluación y selección de candidatos, hasta la inducción y documentación digital del nuevo ingreso.
- Evaluación de desempeño y clima laboral: Implementa evaluaciones por competencias, seguimiento de objetivos y encuestas de clima que brindan datos clave para la mejora continua y el desarrollo de los equipos.
- Planes de capacitación y desarrollo profesional: Identifica brechas de habilidades y diseña planes de formación a medida para fortalecer las competencias del equipo, impulsando su crecimiento dentro de la organización.
Diferencia con sistemas tradicionales
A diferencia de los sistemas tradicionales, un software de gestión de RR.HH. ofrece:
- Automatización de procesos: Reduce la intervención manual, minimizando errores y aumentando la eficiencia.
- Reportes en tiempo real: Proporciona datos actualizados para una toma de decisiones más informada.
- Integración con otras áreas: Se conecta con sistemas financieros y contables, ofreciendo una visión holística de la organización.
Principales ventajas de implementar un Software de Gestión de RR.HH.
Digitalizar el área de recursos humanos no solo mejora los procesos operativos, también genera un impacto directo en la productividad, el ahorro de costos y la experiencia del colaborador. Según el informe “2023 HR Tech Market Trends” de Gartner, las organizaciones que adoptan soluciones tecnológicas de RR.HH. logran reducir hasta un 30% del tiempo invertido en tareas administrativas. Asimismo, el Boston Consulting Group (BCG) reveló que las empresas con procesos de RR.HH. digitalizados tienen un 22% más de probabilidad de superar sus metas de desempeño en comparación con aquellas que aún operan de forma manual. La adopción de un software de gestión de RR.HH. conlleva múltiples beneficios tangibles para las organizaciones:
Ahorro de tiempo y reducción de errores
La automatización de procesos como la gestión de nóminas y planillas disminuye significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y reduce la probabilidad de errores humanos. Según Deloitte, las empresas que automatizan sus procesos de RR.HH. pueden lograr una reducción de hasta el 40% en errores de procesamiento de nómina y un ahorro del 22% en tiempo administrativo. Además, el 42% de los líderes de RR.HH. afirman que la automatización les ha permitido enfocarse más en iniciativas estratégicas.
Centralización de la información
Al consolidar todos los datos de los colaboradores en un único sistema, se facilita el acceso a la información, mejorando la coherencia y precisión de los registros. Un estudio de PwC reveló que el 60% de los líderes empresariales identifican la “falta de integración de datos” como un obstáculo para tomar decisiones ágiles, lo que resalta la importancia de una plataforma centralizada.
Mejora en la toma de decisiones
El acceso a indicadores clave como la rotación de personal, evaluaciones de desempeño y clima laboral permite a los líderes tomar decisiones proactivas y estratégicas. Según Harvard Business Review, las empresas que usan analítica avanzada en RR.HH. tienen un predictivo 5 veces más efectivo en identificar problemas de desempeño y una mejora del 6% en la productividad general.
Cumplimiento normativo
Un software especializado asegura el cumplimiento de las normativas laborales vigentes, adaptándose a los distintos regímenes laborales y facilitando procesos como el T-Registro, Plame, depósitos bancarios, AFPNET y generación de vouchers contables. De acuerdo con un reporte de KPMG, el 84% de las organizaciones en Latinoamérica identifican el cumplimiento normativo como una de las razones principales para invertir en soluciones tecnológicas de RR.HH., especialmente en entornos con regulaciones cambiantes como el peruano.
Gestión integral del talento
Incluye módulos para reclutamiento, onboarding, capacitación y evaluaciones, permitiendo una administración completa del ciclo de vida del empleado. Las empresas que invierten en tecnología de gestión del talento registran un 87% más de retención del talento clave, según LinkedIn Talent Solutions. Además, organizaciones con procesos digitalizados en desarrollo y evaluación de talento reportan un 23% de mayor desempeño organizacional.
Acceso en la nube
Al estar basado en la nube, facilita el trabajo remoto y permite consultas y actualizaciones en tiempo real desde cualquier ubicación. Según Mercer, el 79% de las organizaciones que implementaron soluciones de RR.HH. en la nube mejoraron su capacidad para operar en entornos híbridos o distribuidos, y el 65% redujo tiempos de respuesta ante solicitudes internas.
Ofisis RR.HH: La solución para una gestión eficiente de RR.HH.
Ofisis RR.HH se presenta como una solución integral para la gestión de Recursos Humanos, respaldada por más de 30 años de experiencia en el mercado peruano y formando parte del Grupo Softland.
Trayectoria y respaldo
Con una sólida trayectoria, Ofisis ha demostrado ser un socio confiable para empresas que buscan optimizar sus procesos de RR.HH., adaptándose a las necesidades cambiantes del mercado peruano.
Módulos destacados
Ofisis RR.HH ofrece una variedad de módulos diseñados para cubrir todas las áreas de la gestión de talento:
- Gestión de nómina: Potente y veloz en el cálculo de diferentes tipos de nómina (semanales, quincenales, mensuales y anticipadas). Permite un pago ágil de beneficios sociales, es funcional para diversos sectores y se actualiza constantemente conforme a la normativa laboral vigente en el Perú.
- Gestión del candidato: Facilita la publicación de ofertas laborales en la web de reclutamiento, vinculadas directamente al sitio web de la organización. Ofrece una plataforma intuitiva para que los candidatos actualicen su hoja de vida y anexen los documentos requeridos en cada etapa. Permite diseñar, gestionar y hacer seguimiento a procesos de selección internos o externos, e incluye herramientas para acompañar el proceso de bienvenida (onboarding).
- Gestión de personas: Permite administrar al personal y gestionar solicitudes como vacaciones, ausencias, incapacidades u otros procesos administrativos. Incluye la definición de roles y puestos de trabajo, una plataforma de comunicación interna y herramientas de relacionamiento con las distintas áreas de la organización. Además, ofrece un cuadro de mando con informes personalizados e indicadores clave de talento (KPI) disponibles en un clic para una toma de decisiones informada.
Casos de uso
La integración de Ofisis RR.HH con otras soluciones empresariales, como ERP y CRM, proporciona una visión 360° de la empresa, permitiendo una gestión más coherente y eficiente.
Soporte y actualizaciones
Ofisis ofrece un portal de clientes, atención personalizada y actualizaciones legales automáticas, garantizando que el software se mantenga alineado con las regulaciones laborales vigentes.
Casos de éxito que demuestran el valor del software de RR.HH.
Diversas empresas líderes en el mercado han experimentado mejoras significativas en la gestión de su talento humano tras implementar Ofisis RR.HH, optimizando procesos clave como la nómina, el autoservicio del colaborador y la toma de decisiones estratégicas. A continuación, presentamos algunos casos destacados:
PA Perú SAC
PA Perú SAC, empresa especializada en obras civiles y electromecánicas, optimizó la gestión de su personal administrativo y operativo (régimen de construcción civil) gracias a Ofisis HCM.
“Con el sistema de RR.HH. de Ofisis, todos nuestros colaboradores administrativos y operativos (régimen construcción civil) acceden a su información de RR.HH. estén donde estén. Pueden descargar su boleta de pago, hacer solicitudes de vacaciones desde su aplicativo móvil”. Carmen Estacio, Jefe de Recursos Humanos PA Perú SAC.
Intercorp Retail
Grupo Intercorp Retail, que agrupa marcas como Plaza Vea, Vivanda, Oechsle, Promart y otras, unificó la gestión de talento humano de todas sus empresas en una sola plataforma.
“Con el sistema de RR.HH. de Ofisis logramos que todas las empresas del grupo estén en una sola plataforma. Hoy las nóminas de casi 40 mil colaboradores se calculan de manera rápida, reduciendo en 50 % del tiempo”. Christian del Águila, Subgerente de Compensaciones y Nóminas Intercorp Retail.
Bitel
Bitel, una de las principales operadoras móviles en Perú, mejoró su posicionamiento como empresa tecnológica al incorporar herramientas digitales en su gestión de personal.
“Con el sistema de RR.HH. de Ofisis proyectamos la imagen de una empresa tecnológica que se preocupa por sus trabajadores, y, a la vez demostramos ser una empresa de vanguardia con tecnología que muchos no tienen y nosotros sí”. Kenny González, Payroll and Compensations Coordinator Bitel.
Pasos para implementar con éxito un software de gestión de RR.HH.
Implementar un software de gestión de recursos humanos requiere una planificación estratégica y un acompañamiento experto para garantizar una transición fluida y una adopción efectiva. A continuación, te presentamos los pasos clave para una implementación exitosa, basados en la metodología de implementación de Ofisis RR.HH, que asegura el acompañamiento integral del cliente en cada etapa del proceso.
Análisis de necesidades y alcance
El primer paso es realizar un diagnóstico detallado de los procesos actuales y definir los objetivos que se esperan alcanzar con la implementación del software. Esto incluye identificar los puntos críticos, mapear los flujos de trabajo y establecer los requerimientos específicos de cada área de RR.HH. Ofisis acompaña este proceso a través de sesiones de levantamiento de información y análisis funcional para asegurar que la solución se adapte perfectamente a las necesidades de la organización.
Selección de módulos y configuración
Con base en el análisis previo, se seleccionan los módulos del sistema más relevantes para la operación: nómina, reclutamiento, onboarding, gestión del desempeño, entre otros. Luego, se configuran según la estructura organizacional, políticas internas y normativas locales.
La flexibilidad de Ofisis RR.HH permite una personalización completa para sectores y regímenes laborales específicos, asegurando eficiencia y cumplimiento.
Migración y depuración de datos
Se realiza la transferencia de los datos históricos y actuales del personal, garantizando la integridad, coherencia y seguridad de la información. Este paso incluye la depuración y normalización de datos para evitar inconsistencias futuras. El equipo de implementación de Ofisis brinda soporte técnico especializado para facilitar este proceso, minimizando riesgos y tiempos de inactividad.
Capacitación interna
Una parte fundamental del éxito de la implementación es la capacitación de los usuarios clave. Esto incluye sesiones prácticas para administradores, gestores de talento y colaboradores, de modo que puedan utilizar de manera efectiva la plataforma. Ofisis ofrece planes de formación personalizados, tanto presenciales como virtuales, acompañados de materiales de apoyo y soporte continuo.
Seguimiento continuo y optimización
Tras la puesta en marcha, es fundamental realizar un monitoreo constante del funcionamiento del sistema y recoger feedback de los usuarios para implementar mejoras. Se evalúan indicadores clave de rendimiento (KPI), eficiencia operativa y satisfacción del usuario. Ofisis mantiene un modelo de mejora continua y soporte post implementación, asegurando que el sistema evolucione junto con las necesidades de la organización.
Preguntas frecuentes
A continuación, resolvemos algunas de las dudas más comunes que surgen al momento de considerar la implementación de un software de gestión de Recursos Humanos como Ofisis RR.HH:
1) ¿Qué tan seguro es alojar los datos de mis empleados en este sistema?
Respuesta: Ofisis RR.HH cuenta con infraestructura de seguridad de nivel empresarial. Los datos se alojan en servidores seguros con cifrado SSL/TLS, respaldo continuo y cumplimiento de estándares internacionales como ISO 27001. Además, se implementan controles de acceso, trazabilidad de acciones y autenticación multifactor para proteger la información confidencial de tus colaboradores.
2) ¿Se adapta el software a las leyes laborales del mercado peruano?
Respuesta: Sí. Ofisis RR.HH está diseñado para adaptarse a la normativa laboral del país. Esta capacidad de adecuación es uno de sus principales diferenciales frente a otras soluciones del mercado. La plataforma es lo suficientemente robusta para configurarse según el régimen laboral y el tamaño de la empresa, permitiendo cumplir con obligaciones como AFP, CTS, entre otros requisitos legales.
3) ¿Cuánto tiempo toma la implementación?
Respuesta: El tiempo varía según el tamaño y complejidad de la organización, así como el número de módulos contratados. En promedio, una implementación puede tardar entre 2 y 6 meses. Ofisis utiliza una metodología de implementación estructurada que permite cumplir con los plazos y garantizar una transición sin interrupciones operativas. Además, contamos con un equipo de consultores senior que te acompañarán durante todo el proceso de implementación, garantizando una correcta salida en vivo, sin errores y cumpliendo la ley.
4) ¿Cómo se integran los datos con la contabilidad?
Respuesta: Ofisis RR.HH se integra de forma nativa con Softland ERP, y también es compatible con otros sistemas contables mediante APIs y conectores personalizados. Esto permite una sincronización automática de datos financieros, como provisiones de planilla, pagos de beneficios y generación de asientos contables.
5) ¿Ofrecen soporte post implementación?
Respuesta: Sí. Ofisis brinda soporte técnico continuo a través de un portal exclusivo para clientes, donde puedes acceder a tickets de atención, base de conocimientos, manuales, y capacitaciones adicionales. Además, se asigna un ejecutivo de cuenta que acompaña a tu empresa en la evolución del sistema y en la optimización de su uso.
Invertir en un software de gestión de RR.HH. es invertir en la columna vertebral de tu organización: las personas. Con Ofisis RR.HH, obtienes una plataforma confiable, escalable y respaldada por décadas de experiencia. ¡Contáctanos hoy y descubre cómo podemos impulsar el desarrollo de tu capital humano!
