Las soluciones contables forman parte de los activos de una empresa en sus niveles iniciales o de emprendimiento. Son totalmente necesarios ya que nos permiten agilizar y automatizar el proceso de presentación de información a los entes reguladores, así mismo nos permiten visualizar los estados financieros y analizar, de manera general, la salud del negocio mediante un reporte de situación financiera o de estado de resultados.
¿Y qué ocurre con las demás áreas de la empresa?
Muchas veces la operación inicial de un negocio no exige una inversión de automatización de los procesos comerciales, operativos u otros; salvo que se requiera, de manera obligatoria, algún software especializado para alguna tarea específica. Por esta razón, la operatividad se apoya en el uso de hojas de cálculo que tienen ciertos límites y no están diseñadas para este fin.
Pero la razón de ser de una organización con fines de lucro es vender, vender y vender; sean servicios y/o productos, llegar con una buena oferta a nuestros clientes, elegir los mejores proveedores, entre otros objetivos. Es ahí cuando un sistema contable ya no es suficiente para controlar toda la operación de nuestra empresa y debemos voltear a analizar soluciones integrales que nos permitan automatizar todas las áreas de la organización.
A continuación, cinco motivos por los cuales debemos dejar un software contable y migrar a una solución ERP.
1. Crecimiento de los datos
Como mencionábamos líneas arriba, el crecimiento sostenido de la organización hace que las operaciones transaccionales aumenten (exponencialmente) en número y para organizar y administrar tal cantidad de datos es necesario un sistema que permita almacenar la información que se genera día a día y que nos dé la posibilidad de crecimiento a medida que la organización lo requiera.
Ofisis ERP cloud te permite un alojamiento en la nube de Microsoft Azure con lo cual a medida que requieras mayor cantidad de espacio para los datos, la plataforma lo permite.
2. Funcionalidades básicas o que no se tienen
Si eres una empresa comercializadora y requieres un control detallado del movimiento de almacén, reconocer si cuentas o no con stock de un producto, tener reportes de Kardex y valorización del inventario, entre otros, son funcionalidades básicas y esenciales para la gestión del inventario, las cuales no son otorgadas por un sistema contable.
Ofisis ERP cuenta con un módulo de inventarios y compras que te permite el registro de los productos con diferentes atributos, gestión multialmacen, reportes en línea de rotación, Kardex, valorización, entre otros. Además, cuenta con el módulo de compras que te permitirá iniciar un proceso de reabastecimiento en base a pedidos, cotizaciones, órdenes de compra, evaluación de proveedores y más.
3. Perder negocios y tiempo
Por ejemplo: si la fuerza de ventas no tiene una solución para generar pedidos o cotizaciones de sus clientes y todo ello lo tiene que llevar en hojas de cálculo, ¿Cómo podrán comprometer el stock de sus productos o peor aún, como podrán saber si realmente tienen en stock el producto que están ofreciendo?
Este escenario seguramente hará que se pierda un negocio (o muchos), lo cual no permitirá cubrir la cuota de venta mensual o trimestral, ello golpeará en gran medida los ingresos y, por ende, al flujo de caja.
Con Ofisis ERP podrás utilizar el aplicativo Softland Mobile que permite la gestión en línea desde un aplicativo móvil para consultar listas de precios, descuentos, promociones, gestionar pedidos, comprometer stock, entre otros y todo ello en línea con las demás áreas de la organización.
4. Seguridad y confidencialidad de la información
Todas las empresas gestionan datos e información sensible relacionada con clientes y proveedores. Si continuamos trabajando con archivos de hojas de cálculo o reportes que compartimos con usuarios sin ninguna restricción, es posible que podamos tener alguna fuga de información relevante, peor aún, si dicha información llega a manos indebidas.
Con Ofisis ERP cloud tendrás tu información alojada en el servicio Microsoft Azure que te garantiza total seguridad y disponibilidad sin poner en riesgo los datos de tus clientes, proveedores y colaboradores.
5. Visión general del negocio
El camino que debe seguir nuestra empresa depende de las decisiones que podamos tomar y no solamente a nivel directivo o gerencial, sino a todo nivel desde usuarios operativos hasta los usuarios que planifican inversiones en el negocio. Pero estas decisiones deben basarse en información real, consistente y veraz. El tener solamente un sistema contable nos podrá ayudar a ver la situación a nivel macro o general, pero no el detalle operativo de cada área específica y ello es muy importante ya que permitirá tomar el mejor camino (o mejores prácticas) para la ejecución de los procesos de nuestra organización.
Con Ofisis ERP tienes la opción de poder personalizar y construir tus propios reportes para el análisis de información, así mismo el módulo de Alertas te permitirá anteponerte ante situaciones ya que el sistema, de forma automática, te enviará reportes en los cuales podrás analizar; por ejemplo, qué productos no se tienen en stock, qué clientes son los más deudores o qué órdenes de compra se tienen que aprobar.
Muchos de los puntos tratados están orientados a mejorar, optimizar y ordenar los procesos; no solo desde el punto de vista contable-financiero sino a nivel de toda la organización y todo ello forma parte del por qué es necesario migrar a una solución ERP.
Ofisis ERP te ofrece una solución en la nube (cloud) con lo cual los costos de infraestructura no son necesarios y su modalidad de adquisición es en suscripción (SaaS) permite distribuir los gastos de operación y tener un adecuado flujo de caja para el crecimiento de la empresa.
Implementar una solución ERP no es solo de grandes organizaciones o inversiones inalcanzables, es momento de analizar una solución adecuada para tu negocio, a un costo accesible y con mucha funcionalidad que te permitirá tener un total control de tus operaciones empresariales.
Nuestra experiencia de más de 27 años en el mercado y más de 400 proyectos implementados son una propuesta de valor agregado muy importante en tu evaluación y decisión.
¡Si quieres saber cómo lo hacemos, contáctanos!
Por: Martín García
Gerente de Soluciones Ofisis ERP
