La gestión de la nómina se enfrenta a una serie de desafíos en constante evolución.Desde la creciente complejidad de las estructuras de compensación hasta la necesidad imperante de cumplir con las normativas laborales y la fiscalización de la Sunafil
En este artículo vamos a sumergirnos en los cinco retos más apremiantes que las organizaciones enfrentan al gestionar la nómina de sus empleados. Desde la necesidad de cumplir con la legislación laboral, la complejidad de estructuras salariales y la importancia de una comunicación efectiva con los empleados.
1. Cumplimiento de regulaciones laborales
¿Cuántas veces han cambiado las reglas del juego?
Es importante que el personal encargado del procesamiento de la nómina se encuentre en constante actualización para mantenerse siempre actualizado con los cambios en la normativa laboral peruana.
La adaptabilidad es clave. La capacidad de que una empresa pueda ajustar sus procesos y/o sistemas rápidamente a los nuevos requisitos legales garantiza que la empresa esté siempre en el lado correcto de la ley.
El no cumplir con las normativas emitidas puede resultar en multas significativas calculadas según el valor de la UIT vigente y se aplican a la cantidad de trabajadores afectados.
El cumplimiento normativo en la gestión de la nómina no es un juego, es por ello que requiere agilidad, conocimiento y una mentalidad proactiva. Mantenerse informado, ser adaptable y utilizar herramientas tecnológicas adecuadas son estrategias esenciales para sortear los desafíos en este terreno tan dinámico.
2. Estructura de compensaciones
Es recomendable contar con un plan de compensación salarial en donde detallen los sueldos, beneficios y condiciones de pagos a los empleados, este plan significa la hoja de ruta y te permitirá enfrentar distintos escenarios o situaciones que se puedan presentar en día a día con tus colaboradores, aplicar correctamente un plan de compensaciones salariales contribuirá a una relación positiva con los colaboradores y el éxito general de la empresa.
3. Precisión
Surge un desafío que a menudo se subestima pero que impacta directamente en la confianza de los empleados y en la eficiencia operativa: la precisión. La necesidad de realizar cálculos precisos, garantizar la exactitud en los registros y asegurar que cada empleado reciba la compensación correcta y en el tiempo establecido es un desafío constante que puede afectar la percepción de la empresa y su capacidad para retener y atraer talento.
En algunas empresas aún se procesa la nómina a través de tareas manuales, repetitivas y que demandan de mucho tiempo y recursos del área encargada. Manejan la información en múltiples hojas de cálculo que pueden generar redundancia de la información, retrasos y errores de cálculo. Peor aún, cuando el procesamiento es de grandes volúmenes de datos puede llevar mucho tiempo dedicado, especialmente en empresas con gran cantidad de colaboradores.
Adoptar tecnologías avanzadas, automatización y un enfoque proactivo en la mejora continua contribuirán a la optimización de este proceso central para la organización. Ya que no solo es esencial para la exactitud financiera, sino que también construye una base sólida para la confianza y la transparencia en el clima laboral de la empresa.
4. Comunicación efectiva
“No entiendo mi boleta de pago”. Quizás alguna vez lo has escuchado antes. Comunicar a tus colaboradores asuntos relacionados con la nómina, muestra claridad y transparencia para evitar malentendidos y construir una relación de confianza.
La nómina puede ser un enigma para muchos empleados. Desglosar claramente cada componente de la compensación, los impuestos y las deducciones en las boletas de pago ayuda a los empleados a comprender exactamente cómo se calcula su salario y qué porcentaje se destina a los descuentos de ley.
Cualquier cambio en la estructura de compensación, tasas de impuestos, beneficios o cualquier tipo de descuento debe explicarse de manera transparente. Proporcionar razones y contextos detrás de los ajustes ayuda a los empleados a entender y aceptar los cambios más fácilmente.
Es importante garantizar que los empleados tengan acceso fácil a información relevante sobre su nómina y cualquier documento oficial de la compañia. Esto puede incluir plataformas en línea donde puedan consultar sus documentos legales, vacaciones, protocolos entre otros.
En resumen, la comunicación con los empleados es esencial para construir una relación de confianza y asegurar la comprensión mutua. Abordar este desafío implica adoptar una mentalidad proactiva, ser transparente y apoyarse de nuevas herramientas tecnológicas que los ayuden a mantener una comunicación efectiva.
5. Seguridad y Confidencialidad
La seguridad y confidencialidad en la gestión de nóminas debe protegerse a toda costa. La información financiera y personal de los empleados es sumamente sensible, y cualquier brecha en la seguridad puede tener graves consecuencias.
La información de la nómina es un blanco atractivo para ciberdelincuentes. Las amenazas como el phishing y otras formas de ataques cibernéticos pueden comprometer la seguridad de los datos. Implementar medidas robustas de seguridad informática es esencial para proteger la integridad de la información.
Limitar el acceso a la información de la nómina solo a personal autorizado es crucial. Establecer políticas de acceso, y privilegios adecuados garantiza que solo aquellos que necesitan la información tengan acceso, reduciendo así el riesgo de filtraciones no autorizadas, asi mismo es necesario validar que nuestra información que se encuentra en la nube cuente con servidores garantizados y que cuentan con políticas de seguridad y de ser necesario contar con el ISO 27001, según Kaspersky se vienen efectuando alrededor de 26,487 ataques por día, con un ratio promedio de 18 ataques por minuto, es por ello que se recomienda evaluar en donde se alojara nuestra información.
La seguridad en la gestión de nóminas es imperativa para construir la confianza de los empleados y mantener la integridad de la empresa. Abordar estos desafíos implica una combinación de tecnología avanzada, políticas y prácticas sólidas, y una cultura organizativa que priorice la seguridad en todos los niveles.
¿Poque es importante el uso de un software de nómina?
La gestión de la nómina, con sus desafíos inherentes, se ha convertido en un aspecto crítico para las organizaciones. A medida que las demandas y complejidades de la nómina crecen, la implementación de un software especializado como Ofisis Planillas puede ser la respuesta a los diferentes escenarios que se presentan.
- Cumplimiento Normativo: Un software de nómina como el de Ofisis Planillas cumple con la normativa laboral peruana y se encuentra siempre acorde a las últimas actualizaciones. Esto asegura que las empresas siempre cuenten con los últimos cambios laborales, evitando riesgos y sanciones por incumplimientos con la normativa.
- Estructura de compensaciones: Ofisis Planillas maneja de manera eficiente una variedad de estructuras de compensación. Desde los distintos regímenes laborales, beneficios sociales, remuneraciones hasta bonificaciones, la automatización garantiza cálculos precisos y de acuerdo al régimen laboral peruano.
- Seguridad y Confidencialidad: Proteger la información sensible de los empleados es crucial. Un sistema como el de Ofisis Planillas les permite manejar sus nóminas de manera local o en la nube, descentralizando la información con el uso de un portal de personas y que se encuentra alojado en Microsoft Azure, el cual nos garantiza los más altos estándares en seguridad informática.
- Comunicación efectiva: Transmitir de manera clara y transparente la información de nómina puede ser un desafío. Ofisis cuenta con un portal el cual es un autoservicio para el colaborador y que permite acceder fácilmente a sus documentos legales, generar solicitudes de vacaciones y descentralizar la comunicación, desde un acceso web o dispositivo móvil.
- Eficiencia en el proceso de nómina: La gestión eficiente de grandes volúmenes de datos y la minimización de errores son cruciales. Un software de nómina como el de Ofisis, te permite automatizar, acelerar los procesos, descentralizar el trabajo manual y mejorar la eficiencia, permitiendo a los equipos de recursos humanos centrarse en tareas estratégicas en lugar de operativas.
En resumen, la implementación de un software de nómina como el Ofisis Planillas no solo aborda los desafíos en la gestión de nómina, sino que también aporta una serie de beneficios adicionales. Desde el cumplimiento normativo, la mejora de la eficiencia del área de recursos humanos y la mejora de la comunicación con los empleados.
Al adoptar un enfoque tecnológico para la gestión de nómina, las organizaciones pueden superar obstáculos, reducir riesgos y mejorar la calidad general de sus operaciones relacionadas con el pago de empleados. En última instancia, la inversión en un software de nómina no solo es una respuesta a los desafíos actuales, sino también una estrategia para prepararse para las demandas futuras en el complejo panorama de la gestión de nómina.
Es momento de optimizar la gestión de tu área de recursos humanos
¡El camino hacia una nómina sin complicaciones comienza aquí!
