La solución Enterprise Resource Planning (ERP) une los departamentos de la empresa en un solo sistema integrado, el cual comparte la información de los datos comerciales, administrativos y financieros de la organización. Este sistema ayuda a las empresas a automatizar todas las tareas diarias y facilita la búsqueda de la información requerida al instante para una oportuna y correcta toma de decisiones.
Hoy en día, los sistemas ERP son fundamentales para administrar miles de empresas de todos los tamaños y en todas las industrias. Para estas empresas, el ERP es tan indispensable como la electricidad que mantiene las luces encendidas.
¿Qué es un ERP?
La planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere a un tipo de software que las organizaciones utilizan para administrar las actividades cotidianas, como la contabilidad, las compras, las ventas, la gestión de almacenes , y las operaciones de la cadena de suministro. Un sistema ERP completo también incluye software de gestión del rendimiento empresarial que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.
Los sistemas ERP unen una multitud de procesos comerciales y permiten el flujo de información entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos de una organización de múltiples fuentes, los sistemas ERP eliminan la duplicidad y brindan una fuente fidedigna de información.
Tipos de ERP por su implementación
Las soluciones ERP pueden tener diferentes tipos de implementación, según el tamaño de la organización y las necesidades que tenga. Principalmente, se pueden mencionar tres tipos:
Implementación en la nube
La implementación en la nube se considera hoy en día una de las mejores opciones para las empresas que no disponen de un ambiente físico preparado con todos los requerimientos necesarios para colocar un servidor. Las empresas eligen al proveedor de ERP que se hará cargo de la implementación del proyecto, del mantenimiento, la seguridad de los datos, entre otros. Eso reduce algunos costos ya que las empresas no necesitan contar con especialistas de TI adicionales para mantener el sistema. Es por eso, fundamental encontrar un proveedor confiable, con vasta experiencia comprobada en la implementación de proyectos propios a tu industria. Por lo tanto, este tipo de integración puede satisfacer las demandas de empresas de todo tamaño, hasta las pequeñas que desean ir creciendo en la cantidad de usuarios, conforme va creciendo la compañía.
Servidor físico
Este tipo de implementación es lo opuesto al ERP en la nube. Es ideal para aquellas empresas que disponen de un ambiente preparado para colocar el servidor y todos los requerimientos técnicos necesarios. En este caso, toda la información se aloja en el servidor propio de la organización, el cual requiere de un especialista encargado del soporte, mantenimiento y actualizaciones que requiera el ERP. Este tipo de implementación se adapta a las medianas y grandes empresas que puedan controlar todos los aspectos necesarios para mantener el servidor en óptimas condiciones.
Integración híbrida
Un tipo híbrido de integración incorpora los otros dos tipos: basado en la nube y local. Se adapta principalmente a un nicho de negocios particular. Este tipo proporciona grabación de datos en los discos duros de la empresa, así como en la nube. En su mayoría, se usa cuando la empresa comenzó como una pequeña organización y está creciendo de manera constante. Por lo tanto, necesitará más espacio para los datos de la organización. Como comprenderá, los tipos de implementación que se adaptan a su empresa dependen únicamente de las necesidades que se requiera, su tamaño y la velocidad de crecimiento.
Beneficios del ERP para empresas
Competencia
ERP, como cualquier otra solución de software para empresas, necesita inversión, tiempo y recursos involucrados en todo el proceso de implementación. Muchas empresas aún mantienen los estándares antiguos y no se preocupan por invertir en el uso de nuevas tecnologías que los ayudará a ser más competitivos. Tienden a confiar todo el trabajo a procesos manuales que pueden demandar el doble o triple de tiempo, información sujeta a errores, que conllevan reprocesos, pérdida de más tiempo y recursos. El software ERP lleva a las empresas a un nivel superior y lo mantiene por delante de sus competidores. La implementación de un sistema ERP automatiza todos los procesos, agiliza la operación, da visibilidad clara de la información, permitiendo a las empresas ser más eficientes y poder cumplir a tiempo con sus clientes. Esto mantendrá a tu empresa en el rango más alto en el mercado.
Eficiencia de los procesos de negocio
Como mencionamos antes, una empresa que sigue gestionando los procesos de forma manual, presentan con mayor frecuencia errores manuales, duplicidad o pérdida de información y reprocesos. Un ERP optimiza y automatiza muchos procesos de trabajo para hacerlos más rápidos y eficientes.
Además, este sistema elimina la posibilidad de errores y entrega de datos inexactos que pueden causar problemas críticos para el negocio. El software ERP es una especie de asistente adicional para los empleados que ayuda a realizar un seguimiento de todos los procesos administrativos, comerciales y financieros sin opción a errores.
Conectar las áreas de la empresa
Es importante mantener las actividades de colaboración entre las diferentes áreas. Muchos expertos concuerdan en que es una necesidad comercial crítica el intercambio ininterrumpido de información, comunicación efectiva y colaboración a través de los diferentes niveles de la empresa. Un ERP ayuda a actualizar los datos en tiempo real para evitar errores entre los diferentes departamentos y hacer que los procesos de trabajo sean más precisos.
Mayor productividad
La automatización de los procesos de trabajo con un sistema ERP permite a los empleados más tiempo disponible para que puedan enfocarse en otras tareas más estratégicas. Pueden realizarlas con mayor precisión, sensibilidad y escrupulosidad. Cuanta más atención presten los trabajadores a las tareas y sus detalles, mayor será la calidad de los servicios que obtendrá. Entonces, con un ERP, puede concentrarse en otros procesos importantes en lugar de hacer frente a numerosas tareas repetitivas.
¿Cómo implementar un ERP con éxito?
La implementación de un software ERP en las empresas no es un proceso complejo. Antes de iniciar, se deben realizar pasos cruciales para asegurarse de que el sistema ERP se implemente correctamente en tu organización. Preparamos una lista de los principales consejos para una implementación precisa:
- El primero y principal es definir los objetivos y necesidades del negocio, luego construir la estrategia sobre cómo alcanzarlos.
- No elimines los viejos procesos de trabajo a la vez: la implementación debe fluir fácil y paulatinamente para los trabajadores.
- Crea el plan de negocio correcto y describe todos los procesos de trabajo que se buscan automatizar.
- Es importante elegir el software ERP adecuado para su organización y un proveedor con experiencia en procesos similares a tu compañía.
- El sistema ERP debe integrarse en todos las áreas claves de la organización, para hacer que el flujo de trabajo sea más productivo.
- Elige los usuarios clave que serán responsables de la implementación en cada departamento y proceso.
- Asegúrate de que todos los empleados estén bien informados sobre el nuevo sistema y sus funcionalidades.
- Elige especialistas experimentados para administrar los datos y mantener el sistema ERP.
Con nuestro ERP financiero el conocimiento es poder
Los sistemas ERP permiten tener una visibilidad completa de toda la información financiera de la compañía mediante reportería e informes que nos permitan analizar la situación económica de la empresa en todo momento, enfatizamos la importancia de obtener informes precisos y oportunos, porque no podemos esperar el cierre del año o el cierre mensual para recién tomar decisiones que podrían ser tardías.
Para empresarios, gerentes y usuarios el conocimiento es poder. Identificar dónde se está gastando más, qué productos y servicios tienen la mayor rentabilidad, qué funciona y qué puede mejorar, identificar los cuellos de botella y alcanzar un alto grado de eficiencia es realmente invaluable. ¿Qué esperas? ¿Estás listo para dar el siguiente paso en la selección de tu ERP? Puedes contar con nosotros.
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