Muchas empresas se enfrentan a grandes problemas relacionados con la gestión operativa. Independientemente del tipo o tamaño de negocio, estos riesgos asociados pueden reducirse considerablemente, invirtiendo en la tecnología de un sistema de gestión empresarial.
¿A veces sientes que toda decisión depende sólo de ti? Aprobaciones de compras, revisión de contratos, supervisión de avance, entrega de equipos, cumplimiento de plazos… la lista sigue y sigue. No es de extrañar que se vuelva un poco abrumador después de un tiempo, incluso para los líderes de área más experimentados.
¿Qué es un Sistema de Gestión Empresarial?
La Gestión Empresarial abarca todo el conjunto de procesos, prácticas, políticas y procedimientos utilizados en el desarrollo de estrategias, su ejecución y toda la actividad de gestión asociada.
Cuando hablamos de un Sistema de Gestión Empresarial, nos referimos a un software informático que contiene diversas funcionalidades que las compañías usan para gestionar parte de sus procesos administrativos y operativos de la forma más optimizada y eficiente posible, con la finalidad de facilitar la toma de decisiones.
Te ayuda a dar un paso atrás y mirar todos y cada uno de los procesos desde cierta perspectiva. También crea una organización muy eficiente y efectiva dentro del negocio al analizar el estado actual e identificar áreas de mejora.
Beneficios del Sistema de Gestión Empresarial
Vamos a centrarnos en el núcleo de este artículo, es decir, las ventajas de invertir en un sistema de gestión empresarial. Sin embargo, antes de mencionar todos los beneficios relacionados con un sistema de gestión empresarial, es importante indicar que los resultados de estos cambios no son inmediatos. Un buen cambio es el que ocurre gradualmente, su empresa y sus empleados también necesitan algo de tiempo para adaptarse al nuevo sistema implementado.
Los beneficios más significativos incluyen:
Mejora la Gestión de diversos procesos: procesos definidos, bien organizados y sistematizados.
Mayor compromiso de los empleados: los miembros de la empresa pueden participar de manera más activa en los procesos de toma de decisiones gracias a un excelente flujo de información.
Colaboración: equipos multifuncionales que trabajan juntos para lograr objetivos específicos de la empresa.
Accesibilidad y seguridad: le permite acceder al sistema, independientemente de la hora o el lugar y, al mismo tiempo, evita el acceso no autorizado; en pocas palabras brinda el acceso adecuado y garantiza que la información se mantenga segura.
Evitar errores: con un software de gestión empresarial, introduces la información una vez y el sistema valida los datos y ayuda a evitar duplicidad; esta funcionalidad disminuye las posibilidades de errores.
Costos: una solución de gestión empresarial integrada, todo en uno le ahorrará dinero que, de otro modo, tendría que pagar por cada sistema de forma individual para gestionar cada proceso.
¿Por qué es importante el Sistema de Gestión Empresarial?
Cuando una empresa es pequeña, todo el mundo sabe todo acerca de cómo funciona. Un equipo no necesita documentar lo que hace, porque simplemente ‘saben’ cómo hacerlo. Y trabajan tan de cerca que siempre pueden adaptarse e improvisar para enfrentar nuevos desafíos. Pero a medida que crece un negocio se vuelve más difícil, de hecho, imposible trabajar así.
A medida que los equipos se expanden, cambian y se dispersan, el conocimiento y la experiencia puede perderse o no aprovecharse correctamente. Al mismo tiempo, se pueden replicar viejos errores y amplificar las ineficiencias.
Hay un punto de inflexión, en el que ya no es suficiente simplemente “conocer” las mejores prácticas, debe comenzar a documentarlas y compartirlas formalmente, o corre el riesgo de perder esta información por completo y tener que comenzar desde cero nuevamente.
Adoptar un Sistema de Gestión Empresarial no se trata de imponer una nueva capa de burocracia en una empresa en crecimiento, se trata de crear una base de conocimiento dinámica sobre la cual se pueda construir el futuro de la empresa.
¿Cómo funciona un Sistema de Gestión Empresarial?
Un sistema de gestión empresarial de alta calidad le permite a una empresa acceder a toda la información necesaria de manera rápida. Con solo unos pocos clics, puede navegar de una pantalla a otra (cambiando de contabilidad a ventas), de un área a otra o de un proceso a otro, manteniendo la integración multifuncional de toda la empresa.
El Sistema de Gestión Empresarial consta principalmente de los tres grandes grupos funcionales:
Estrategias de Gestión Empresarial : identificación y planificación de la dirección de la gestión empresarial (las políticas, prioridades y preferencias de la empresa) para alcanzar metas y objetivos estratégicos específicos. Especificar las estrategias e identificar un plan de acción, ayuda a establecer e influir en las decisiones de gestión empresarial
Tácticas de gestión empresarial : los enfoques tácticos y las técnicas relacionadas con la implementación de los planes y estrategias comerciales. Deben ser presentados y puestos en práctica durante el proceso de toma de decisiones.
Implementación de Gestión Comercial : incluye lineamientos (instrucciones, direcciones prácticas) y procesos (operaciones y procedimientos) para desarrollar planes comerciales, administrar soluciones tácticas y lograr tareas diarias. Está dedicado a orientar al personal hacia la ejecución de las soluciones comerciales y el reconocimiento de los planes de implementación de acuerdo con las tácticas de gestión comercial.
Tipos de sistemas de gestión empresarial
Hay tres tipos diferentes de sistemas de gestión empresarial por los que las empresas pueden optar:
Gestión de la relación con el cliente (CRM)
El software CRM ayuda a las empresas a gestionar las interacciones con los clientes existentes y potenciales. El objetivo de usar un sistema CRM es mantener la empresa conectada con los clientes y agilizar el proceso de venta y posventa, conociendo a los clientes mejor de lo que ellos mismos se conocen.
Planificación de recursos empresariales (ERP)
El software ERP ayuda en el procesamiento de múltiples funciones comerciales. Ayuda a las empresas a eliminar discrepancias durante el proceso de intercambio de datos. Integra la interoperatividad que una empresa competitiva requiere, desde las funcionalidades necesarias para abastecernos en compras, pasando por el análisis y soporte para poder vender más y mejor, la fortaleza que se requiere en el núcleo contable y financiero de la empresa y todos los elementos de control y gestión necesarios a nivel de almacenes, tesorería, créditos y cobranzas, etc.
Gestión de la cadena de suministro (SCM)
Es el software que ayuda a administrar el flujo de bienes, datos y finanzas del negocio. El proceso comienza con la compra de la materia prima y continúa hasta que se realiza la entrega final a los clientes.
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